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So fügen Sie automatisch eine Signatur in Outlook-E-Mails ein

Das Hinzufügen einer Signatur zu einer E-Mail sorgt für einen Hauch von Professionalität. Das Hinzufügen eines Logos und von Kommunikationsdetails verleiht einer ansonsten eintönigen E-Mail ein Markenzeichen. Sie ermöglicht es denjenigen, die Sie auf anderem Wege kontaktieren möchten. Das Erstellen und Verwenden von Signaturen in Microsoft Outlook ist eine sehr einfache Aufgabe. Es steht Ihnen auch frei, mehrere personalisierte Signaturen entsprechend Ihrer Zielgruppe zu ändern.

Outlook fügt jedoch nur eine Signatur an eine kürzlich gesendete oder beförderte E-Mail an. E-Mails, die vor der Erstellung der Signatur versendet wurden, sind nicht mehr vorhanden. Um einer alten Nachricht eine Signatur hinzuzufügen, müssen Sie die Outlook-Einstellungen aufrufen und einige Dinge ändern.

Signaturen können Text, Bilder, Online-Visitenkarten, Logos oder sogar Bilder von handschriftlichen Unterschriften enthalten. Stellen Sie Outlook so ein, dass Signaturen automatisch zu allen ausgehenden Nachrichten hinzugefügt werden, oder erstellen Sie von Fall zu Fall Signaturen.

Hinzufügen einer Signatur zu Ihrer Outlook-Korrespondenz

Wie Sie Ihre E-Mails mit Signaturen ausstatten, hängt von der Version von Outlook ab, die Sie derzeit verwenden. Es gibt ein Verfahren für Benutzer früherer Software (2007-2010) und ein Verfahren für neuere Versionen (2010+) und für Benutzer von Microsoft Office 365.

Beginnen Sie mit der neuesten Version.

Outlook 2010+-Editionen, einschließlich Outlook für 365

So erstellen Sie eine neue Signatur für eine E-Mail in Outlook: 1.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Erstellen einer neuen E-Mail.
  2. [Klicken Sie auf der Registerkarte Nachrichten auf Signatur und dann auf Signatur.
    • Je nach Größe des Outlook-Fensters und je nachdem, ob Sie eine neue E-Mail, eine Antwort oder eine Werbeaktion erstellen, können sich die Registerkarte Nachricht und die Schaltfläche Signatur an zwei verschiedenen Stellen befinden. In der Regel befindet sich die Schaltfläche “Signatur” jedoch zusammen mit der Option “Anhänge” in den Menüabschnitten “Datei” und “Nachricht”.
  3. [Wählen Sie auf der Registerkarte “E-Mail-Signaturen” direkt unter dem Feld “Signatur” die Option “Nachrichten” und geben Sie im Dialogfeld “Neue Signatur” einen Namen für die neue Signatur ein.
  4. Legen Sie direkt unter der Option “Signatur bearbeiten” im Bereich “Planung” eine Signatur an.
    • In diesem Fenster können Sie die Schriftart, Farbe, Schriftgröße und Textausrichtung ändern.
    • Um Ihrer E-Mail-Signatur Links und Bilder hinzuzufügen, die Schriftart un d-farbe zu ändern und den Text anzupassen, können Sie die Mini-Formatzeile unter “Signaturbearbeitung” verwenden.
    • Sie können auch Microsoft Word verwenden, um Text mit Punkten, Tabellen oder Kästen zu formatieren und so eine aussagekräftigere Signatur zu erstellen. Übertragen Sie den Text dann durch einfaches Kopieren (Strg+C) und fügen Sie ihn in die Unterschrift im Feld “Unterschriftenverarbeitung” ein (Strg+V).
    • Sie können es auch in ein Signatursymbol oder einen Link für soziale Medien einfügen.
  5. Da die Signatur wie gewünscht ist, stellen Sie im Abschnitt “Standardsignatur auswählen” die folgenden Optionen ein
    • Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, mit dem die Signatur verknüpft werden soll, indem Sie das Menü “E-Mail-Konten” öffnen. Sie können für jede E-Mail, die Sie in Outlook verwenden, eine andere Signatur erstellen.
    • Um allen zukünftigen Nachrichten automatisch eine Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü “Neue Nachricht” und wählen Sie “Signatur”. Wenn Sie nicht möchten, dass dies standardmäßig automatisch geschieht, wählen Sie (Keine). Dadurch wird sichergestellt, dass jede neue Nachricht, die Sie senden, keine Signatur enthält. Dies gilt auch für Nachrichten, die angekündigte Nachrichten enthalten.
    • Um Signaturen für Nachrichten anzuzeigen, die Sie beantworten oder weiterleiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü “Antworten/Weiterleiten” und wählen Sie Signaturen. Dadurch wird diese Signatur jedes Mal automatisch hinzugefügt, wenn Sie eine E-Mail beantworten oder weiterleiten. Wenn Sie diese Signatur nicht definieren möchten, wählen Sie (Keine).
  6. Klicken Sie abschließend auf OK, um die Signatur zu speichern und zur neuen Nachricht zurückzukehren.
    • Bitte beachten Sie, dass die Signatur nicht für die aktuelle Nachricht gilt, für die Sie die Signatur erstellt haben. Aus welchem Grund auch immer, die Signatur wird erst in der nächsten Nachricht erscheinen. Wenn Sie sie verwenden möchten, müssen Sie die Signatur manuell hinzufügen.

Einführung in manuelle Signaturen

Für neue Nachrichten, für diejenigen, die mit der Erstellung von Signaturen begonnen haben oder diese nicht automatisch einrichten möchten, können Sie eine Signatur manuell eingeben.

  1. Öffnen Sie die E-Mail, klicken Sie auf die Registerkarte Nachricht und wählen Sie Signatur.
  2. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Menü mit allen gespeicherten Signaturen, die Sie erstellt haben. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die gewünschte Signatur aus den Optionen aus. Sie wird nun in der aktuellen Nachricht angezeigt.

Hinzufügen eines Logos oder Bildes zur Signatur

Ihre Marke sollte ein allgemeines Logo haben. So fügen Sie ein Logo, ein Symbol für ein soziales Netzwerk oder ein anderes Bild zu Ihrer Signatur hinzu: 1.

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie auf die Registerkarte Nachricht.
  2. Klicken Sie auf Signatur und dann auf Unterschrift.
  3. Treffen Sie eine Auswahl im Feld “Signaturauswahl” und wählen Sie die Signatur aus, der Sie ein Logo oder Bild hinzufügen möchten.
  4. Klicken Sie auf Bild hinzufügen, suchen Sie das Bild, das Sie hinzufügen möchten, in Ihren Computerdateien, und wählen Sie Eingabe.
    • Ändern Sie die Größe des Bildes oder Logos nach rechts, um das Bild zu straffen, und wählen Sie das Bild aus den Menüoptionen aus. [Klicken Sie auf die Registerkarte “Größe” und verwenden Sie die angebotenen Optionen, um die Größe des Bildes nach Ihren Vorgaben zu ändern.
    • Lassen Sie das Kästchen “Seitenverhältnis sperren” aktiviert, um die Bildproportionen beizubehalten.
  5. Klicken Sie auf [OK], wenn die Größe des Bildes geändert wurde und es zur Verwendung bereit ist.
  6. Klicken Sie anschließend erneut auf “OK”, um alle Änderungen an der Signatur zu speichern.

Microsoft Outlook Veröffentlichungen 2007-2010

So erstellen Sie eine neue Signatur mit einer älteren Version von Microsoft Outlook: 1.

  1. Wählen Sie Neue Nachricht erstellen.
  2. [Klicken Sie auf die Registerkarte “Nachricht”, und wählen Sie im Abschnitt “Einschließen” die Option “Signatur” aus.
  3. Klicken Sie auf Signatur, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
  4. [Klicken Sie auf der Registerkarte “Signatur” auf Neu.
  5. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie auf OK.
  6. Geben Sie in das Feld “Signaturverarbeitung” den Text ein, den Sie in die Signatur aufnehmen möchten.
    • Sie können den Text formatieren, indem Sie auf den zu bearbeitenden Text zeigen und die gewünschten optionalen Stil- und Formatierungsschaltflächen verwenden.
    • Klicken Sie an die Stelle, an der das Element erscheinen soll, indem Sie Zusätze wie Bilder, Hyperlinks, elektronische Visitenkarten usw. hinzufügen.
      • Elektronische Visitenkarten – Klicken Sie auf die Schaltfläche “Professionelle Karten” und dann auf einen der Kontakte in der Liste “Senden”. [Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.
      • Hyperlink – Klicken Sie auf das Hyperlink-Symbol und geben Sie die URL ein (oder fügen Sie sie ein), mit der der Link den Text verbindet. [Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.
      • Bild – Klicken Sie auf das Bildsymbol, suchen Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur hochladen möchten, wählen Sie es aus und klicken Sie auf [OK].
  7. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, klicken Sie auf [OK], um die Erstellung der Signatur zu beenden.
    • Eine Signatur wird nicht automatisch zu der gerade geöffneten E-Mail hinzugefügt, um eine Signatur zu erstellen. Sie müssen dies manuell tun.

Hinzufügen einer Signatur zu einer E-Mail

Signaturen können automatisch oder manuell zu allen ausgehenden Nachrichten, Antworten und Werbebotschaften hinzugefügt werden. Da in einer ausgehenden E-Mail nur eine Signatur verwendet werden kann, ist es besser, die Signatur an ein größeres Publikum zu richten, wenn Sie sie automatisch einrichten.

So geben Sie automatisch eine Signatur für eine E-Mail ein: 1.

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  2. [Gehen Sie zur Registerkarte Nachricht und klicken Sie im Abschnitt “Einschließen” auf Signatur.
  3. Klicken Sie auf Signatur, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
  4. [Suchen Sie die Option “Standardsignatur”, klicken Sie auf die Option “Auswählen”, klicken Sie auf das Listenmenü “E-Mail-Konten” und wählen Sie das E-Mail-Konto aus, dem Sie die Signatur zuordnen möchten.
  5. Wählen Sie aus der Liste “Neue Nachricht” die Signatur aus, die Sie hinzufügen möchten.
    • Wählen Sie für Angebote und Antworten die Option Signatur aus der Dropdown-Liste “Antworten/Angebote”, um eine Signatur hinzuzufügen. Wählen Sie (Keine), wenn die E-Mail für Antworten und Werbeaktionen keine Signatur enthält.
  6. [Klicken Sie auf OK, um die Signatureinstellungen zu speichern.

So fügen Sie einer E-Mail manuell eine Signatur hinzu: 1.

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  2. [Klicken Sie auf die Registerkarte Nachricht.
  3. Klicken Sie im Abschnitt “Einschließen” auf Signatur.
  4. Wählen Sie die gewünschte Signatur aus, indem Sie sie direkt anklicken.

Die Signatur wird nun in der ausgehenden Nachricht angezeigt. Wenn Sie Fehler ausgewählt haben oder die hinzugefügte Signatur entfernen möchten, markieren Sie die Signatur in der Nachricht und klicken Sie auf Eingabe entfernen (oder Rücktaste).

Verwenden von Microsoft Office 365 mit Outlook.com

Wenn Sie Outlook im Internet mit einem Microsoft Office 365-Konto verwenden, müssen Sie Signaturen für beide Produkte erstellen.

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