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So archivieren Sie E-Mails in Google Mail und heben die Archivierung auf

Steve Lerner Stieblerner verfügt über mehr als 10 Jahre Erfahrung in den Bereichen Content Management, Verwaltung und Schreiben in verschiedenen Branchen. Als Technologie-Enthusiast erforscht Steve auch gerne neue Produkte und Geräte und hilft anderen bei der Lösung technischer Probleme. Mehr lesen Mai 15, 2022

Wenn Ihr Google Mail-Postfach mit E-Mails gefüllt ist, können Sie zwar alte E-Mails löschen, aber bei Bedarf nicht mehr darauf zurückgreifen. Die Archivierung Ihrer alten E-Mails ist wahrscheinlich das Beste, was Sie tun können. Denn Sie können sie auf später verschieben, wenn Sie sie brauchen.

How To Archive and Unarchive Emails in Gmail

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails in Google Mail archivieren und wie Sie sie zurücksetzen können.

E-Mails in Google Mail archivieren

Sie können E-Mails löschen, die Sie in Zukunft sicher nicht mehr benötigen, und diejenigen archivieren, die Sie aus irgendeinem Grund benötigen. E-Mails mit Codes, Passwörtern, vertraulichen Informationen usw. Obwohl Sie sie mit ein paar Klicks archivieren können, ist es immer besser, diese Nachrichten zu löschen. Speichern Sie sie jedoch irgendwo außerhalb von Google Mail (als PDFs), z. B. in einem verschlüsselten Ordner.

Ort der archivierten E-Mails in Google Mail

Alle archivierten E-Mails verschwinden aus dem Ordner “Posteingang” und werden in den Ordner “Alle Nachrichten” verschoben, wo sie jederzeit abgerufen werden können. Der einzige Nachteil ist, dass sie mit allem anderen vermischt werden und nur schwer zu finden sind. Dieses Szenario ist darauf zurückzuführen, dass Google Mail keine Ordner oder “Archiv”-Kennzeichnungen hat. Im Folgenden finden Sie einen Trick, der das Sortierproblem löst.

Hinweis: Wenn Sie eine neue Antwort auf eine archivierte E-Mail in Google Mail erhalten, wird die Nachricht automatisch wieder in den Ordner “Posteingang” verschoben.

So archivieren Sie E-Mails in Google Mail

Wenn Sie Platz im Ordner “Posteingang” schaffen, können Sie wichtige/grundlegende E-Mails leichter finden. Wenn Sie also eine E-Mail archivieren möchten, die Sie im Moment nicht benötigen, können Sie sie einfach archivieren und im Ordner “Alle Nachrichten” anzeigen. Es gibt jedoch eine Lösung, um sie von allen anderen Nachrichten zu trennen, da sie mit allen anderen Nachrichten vermischt sind. Sehen Sie, wie Sie das machen können:.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem “Gmail”-Konto an.
  2. Gehen Sie im linken Navigationsmenü nach unten und klicken Sie auf “Andere”.
  3. Gehen Sie erneut nach unten und wählen Sie “Neues Label erstellen”.
  4. Stellen Sie die Datei dar, aber wählen Sie nicht den übergeordneten Ordner. In diesem Schritt wird ein Ordner erstellt, in dem die Datei vor der Archivierung gespeichert wird, damit Sie sie später leicht finden können.
  5. Gehen Sie in der linken Navigationstabelle nach unten und wählen Sie den Ordner “Alle Mail-Nachrichten”. In diesem Ordner/Label werden alle Nachrichten in Ihrem Konto angezeigt, egal wo Sie sich gerade befinden.
  6. Klicken Sie auf [” (wählen Sie das Feld [/ nach außen]) neben der Nachricht, die Sie neu anordnen/verschieben möchten. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, klicken Sie erneut, um die Option zu entfernen.
  7. [Klicken Sie auf das Icon Label. Die Option “Verschieben” steht hier nicht zur Verfügung, da sie die E-Mails aus dem Ordner “Posteingang” entfernt.
  8. Löschen Sie im Menü “Markierungen” alle Kästchen und beginnen Sie von vorne. Wenn ein Kästchen ein “Minus” enthält, klicken Sie zweimal, um es zu verdeutlichen. Klicken Sie noch nicht auf die Schaltfläche “Übernehmen” (Apply).
  9. Löschen Sie den “Posteingang” und überprüfen Sie das Kästchen oder den Ordner “Dateien”. Wenn der Ordner ein “Minus” hat, klicken Sie darauf, um es in ein Kontrollzeichen zu ändern, und klicken Sie anschließend auf “Übernehmen”.
  10. Google Mail kehrt zum Ordner “Alle Nachrichten” zurück. Jede E-Mail aus dem vorherigen Schritt hat zwei Bezeichnungen: Posteingang und Archiv.
  11. Markieren Sie das Kästchen neben jeder E-Mail, die Sie archivieren möchten, und klicken Sie auf das [“] (Dateisymbol).
  12. Die E-Mail verschwindet aus dem Posteingang, bleibt aber im Dateiordner. Deshalb haben wir den Posteingang ausgewählt gelassen und Etiketten verwendet, anstatt sie zu verschieben. [Die Etiketten werden angezeigt, wenn Sie sich im Ordner Alle Nachrichten befinden.
  13. [Fahren Sie im Ordner Dateien mit dem Mauszeiger über jede Nachricht, um sicherzustellen, dass sie archiviert ist. Das “Archivsymbol” ganz rechts neben jeder Nachricht ist ausgegraut (hellgrau), wenn sie archiviert ist, und zeigt keine Hand, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen.

Bei dem oben beschriebenen Vorgang wurde ein Archivordner zum Speichern archivierbarer E-Mails erstellt und jede E-Mail als Posteingang und archiviert markiert, so dass Sie sie manuell archivieren und im Archivordner anzeigen können, um sie leicht wiederzufinden. Da die E-Mails aus dem Posteingang gelöscht werden, können Sie “Verschieben nach” nicht verwenden. Daher müssen Sie stattdessen Tags verwenden.

Sobald Sie den Ordner “Dateien” hinzugefügt haben, können Sie ihn für zukünftige Zwecke verwenden. Denken Sie daran, Tags anstelle von “Weiterleiten an” zu verwenden. Andernfalls wird es nicht funktionieren.

Die ausgewählten E-Mails werden im Ordner “Dateien” angezeigt, und Sie können das Archiv bei Bedarf erweitern. Da die E-Mails im Ordner “Dateien” gespeichert werden, müssen Sie nicht erst eine große Anzahl von E-Mails durchsuchen, um die archivierten E-Mails zu finden. Wie bereits erwähnt, werden auch neue Antworten nicht archiviert.

So archivieren Sie alle Gmail-E-Mails oder in großen Mengen

Mit nur wenigen Klicks können Sie einige oder alle Ihre E-Mails archivieren. Ihr Posteingang wird leer sein, aber versuchen Sie, E-Mails zu löschen, die Sie sicher nicht brauchen, bevor Sie mit der Archivierung beginnen, da die E-Mail-Häufungen alle Ihre Nachrichtenordner zu verstopfen scheinen. Wie oben unter “Dateien” aufgeführt, haben Sie auch die Möglichkeit, einen Sicherungsordner zu erstellen, um ihn später leichter einsehen zu können, und diesen vor der Archivierung der E-Mails zu verwenden.

[Verwenden Sie die Dropdown-Optionen neben dem Feld “Alle auswählen”, um festzulegen, was Sie archivieren möchten. Wählen Sie je nach Wunsch gelesene oder ungelesene E-Mails mit oder ohne Sternchen aus. Wenn Sie alle E-Mails zusammen oder als Massenarchivierung archivieren möchten, müssen Sie

Alle ausgewählten E-Mails werden im Ordner “Alle Nachrichten” und nicht mehr in Ihrem Posteingang angezeigt. Bevor Sie die hier beschriebenen Schritte ausführen, können Sie einen “Archiv”-Ordner wie in den anderen Abschnitten oben erstellen. Auf diese Weise können Sie später alle archivierten Massen-E-Mails leicht wiederfinden.

Wie man E-Mails in Google Mail entarchiviert

Archivierte E-Mails können jederzeit in ihre ursprünglichen Ordner zurückgebracht werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor

  1. Wenn Sie alle archivierten E-Mails zuerst in einen Ordner verschoben haben, navigieren Sie zu diesem Ordner, um sie anzuzeigen. Wenn nicht, scrollen Sie im linken Navigationsmenü nach unten und wählen Sie “Andere”, um den Ordner “Alle Nachrichten” zu öffnen.
  2. Wählen Sie die E-Mails aus, deren Archivierung Sie aufheben möchten, und klicken Sie auf [ ] (das Verschiebesymbol).
  3. Wählen Sie Posteingang aus der Liste der Ordner.

Alle ausgewählten E-Mails befinden sich nun wieder in Ihrem Posteingang.

E-Mails auf mobilen Geräten archivieren

Sie können auch E-Mails von Ihrem mobilen Gerät aus archivieren. Der Vorgang ist dem oben beschriebenen sehr ähnlich und funktioniert sowohl auf iOS- als auch auf Android-Geräten. Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen:.

  1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Smartphone oder Tablet.
  2. [Öffnen Sie den Ordner “Alle Nachrichten”, um alles zu sehen, und markieren Sie dann entweder den Kreis neben jeder E-Mail, die Sie archivieren möchten, oder tippen Sie erneut darauf, um sie zu löschen.
  3. Wenn Sie zuerst den Ordner “Dateien” erstellt haben, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, tippen Sie auf das ” ” (Optionssymbol) am oberen Rand. Ansonsten gehen Sie zu “Schritt 7.
  4. Wählen Sie “Label ändern” aus der Liste der Optionen.
  5. Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen und markieren Sie dann die Etiketten “Posteingang” und “Datei”. Die E-Mail muss in beiden Ordnern gespeichert werden.
  6. Öffnen Sie den Ordner “Alle Nachrichten”, um alle zu sehen und den “Kreis” neben jeder zu archivierenden E-Mail zu sehen. Sie sollten zwei Bezeichnungen sehen: “Posteingang” und “Dateien”. Möglicherweise müssen Sie den horizontalen Modus einschalten, um die Beschriftungen zu sehen.
  7. Tippen Sie auf (das “Dateisymbol” oben), um die ausgewählten E-Mails automatisch zu archivieren.
  8. Jede ausgewählte E-Mail wird aus dem Ordner “Posteingang” entfernt. Wenn Sie einen “Datei”-Ordner erstellen und eine E-Mail markieren, bleibt sie in zukünftigen Berichten im “Datei”-Ordner.

Ausgewählte E-Mails werden im Ordner “Alle Nachrichten” angezeigt und verbleiben im kürzlich erstellten Ordner “Dateien”, wenn Sie diese Option vorab ausgewählt haben.

So löschen Sie ein E-Mail-Nachrichtenarchiv mit der Google Mail-App

Ausgewählte E-Mails erscheinen wieder im Ordner “Posteingang” und werden gelöscht.

Da einige E-Mails wichtiger sind als andere, ist es nur natürlich, dass Sie sie für eine spätere Verwendung speichern möchten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre E-Mails archivieren und gleichzeitig Sicherungskopien erstellen können, und wie Sie dies sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Ihrem mobilen Gerät tun können. Legen Sie einen Sicherungsordner mit dem Namen “Archiv” an, markieren Sie die E-Mails in Ihrem “Posteingang” und “Archiv”, archivieren Sie ausgewählte E-Mails und greifen Sie auf den Ordner “Archiv” zu, anstatt alle Nachrichten im Ordner zu durchsuchen.” Jetzt können Sie Ihre E-Mails verwalten und müssen sich keine Sorgen mehr über einen überfüllten Posteingang machen.

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