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Automatisches Sortieren von E-Mails in Google Mail

Google Mail ist zweifelsohne der beliebteste E-Mail-Dienst. Er arbeitet mit Anwendungen von Drittanbietern zusammen, um Inhalte über verschiedene Protokolle hinweg zu synchronisieren. Außerdem bietet er großartige Optionen zum Automatisieren, Verwalten und Sortieren von E-Mails.

How to Automatically Sort Email in Gmail

Dies geschieht über Smart Tags, die wie Ordner verwendet werden können. Außerdem gibt es mehrere Standard-Tags, die eingehende Nachrichten automatisch sortieren. Ehrlich gesagt, kann es zeitaufwändig sein, alles einzurichten und zu planen. Sie erhalten jedoch einen aufgeräumten Posteingang, und es wird einfacher sein, alle Ihre E-Mails auszuwählen und zusammen zu sortieren.

Was sind Smart Labels?

Standardmäßig sortieren die Smart Tags eingehende E-Mails in fünf Kategorien. Die Kategorien sind: 1:

Sozial – Diese Kategorie umfasst E-Mails von Partnervermittlungsdiensten, sozialen Medien und anderen Medienfreigabe-Websites.

  1. Aktualisieren – Digitale Quittungen, Rechnungen, Bestätigungen und Kontoauszüge erscheinen auf der Registerkarte Aktualisieren.
  2. Primär – Nachrichten und persönliche E-Mails, die nirgendwo anders hingehören, werden in das Etikett Primär verschoben.
  3. Foren – E-Mail-Nachrichten, die sich auf Online-Boards, Gruppen und Nachrichten aus Foren beziehen, werden unter dem Tag Forum abgelegt.
  4. Werbeaktionen – Unerwünschte E-Mails und Marketingkampagnen werden an das Label Werbeaktionen gesendet.

Hinweis: Google Mail filtert E-Mails sehr gut nach Kennzeichnung, sofern die Kennzeichnungen aktiviert und richtig konfiguriert sind. Einige neue E-Mails können jedoch immer noch auf der Registerkarte Primär erscheinen.

Smart Labels konfigurieren

Bei Google können Sie auswählen, welche Smarttags in Ihrem Posteingang angezeigt werden sollen. Sie können zum Beispiel Werbeaktionen oder soziale Aktionen aus Ihrem Posteingang im Menü Einstellungen entfernen. Das müssen Sie tun.

Schritt 1

Öffnen Sie das Menü “Einstellungen”, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken. Klicken Sie dann auf “Alle Einstellungen anzeigen”.

Schritt 2

Wählen Sie anschließend “Posteingang” und klicken Sie auf das Kästchen vor dem Label, das Sie in Ihrem Posteingang haben möchten. Wenn Sie die Werbe- oder Sozialnachrichten nicht wirklich benötigen, lassen Sie alle Kontrollkästchen unmarkiert. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie zur Bestätigung auf “Änderungen speichern”, und schon können Sie loslegen.

Verwenden von Filtern zum automatischen Sortieren von E-Mails

Filter dienen dazu, die E-Mails automatisch zu sortieren und in die entsprechenden Etiketten einzuordnen. Wie bereits erwähnt, funktionieren die Standardfilter sehr gut, aber Sie können auch eigene Filter einrichten.

Schritt 1

Starten Sie Google Mail und klicken Sie auf das Filtersymbol in der Suchleiste (das Symbol befindet sich ganz rechts in der Leiste). Es erscheint ein digitales Formular, in dem Sie die entsprechenden Felder ausfüllen müssen.

Schritt 2

Das Formular ist sehr umfangreich und enthält die E-Mail des Absenders und des Empfängers, den Betreff, die Größe, das Datum und so weiter. Das Feld “Include Words” (Wörter einschließen) ist sehr interessant. Hier können Sie nämlich gezielte Schlüsselwörter eingeben und Ihre Spam-Mails direkt ins digitale Vergessen schicken.

Schritt 3

Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Filter erstellen”, woraufhin ein weiteres Pop-up-Fenster erscheint. [Sie müssen “Posteingang überspringen (archivieren)” auswählen. Dadurch werden die gefilterten E-Mails am Posteingang vorbeigeleitet und erscheinen nur unter dem angegebenen Label. Unten im Pop-up-Fenster müssen Sie außerdem “Filter auch auf 15 passende Konversationen anwenden” auswählen.

Schritt 4

[Neben “Labels anwenden” befindet sich ein Dropdown-Pfeil, auf den Sie klicken können, um die Labels auszuwählen, die mit den gefilterten E-Mails übereinstimmen.

Profi-Tipp: Google beschränkt Ihre Auswahl nicht auf die Standard-Tags. [Klicken Sie auf Neues Etikett, um ein benutzerdefiniertes Etikett zu erstellen, das Ihren Anforderungen entspricht.

Schritt 5.

Wenn Sie abschließend erneut auf “Filter erstellen” klicken, werden alle gefilterten E-Mails aus dem Posteingang in das Label verschoben. Dies gilt auch für ältere E-Mails, die von einem bestimmten Absender stammen. Sie können eine Vorschau der gefilterten E-Mails anzeigen, indem Sie “Alle Nachrichten” auswählen oder zu einem bestimmten Filter navigieren.

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie mit Ihrem E-Mail-Client über IMAP auf Google Mail zugreifen, werden gefilterte Nachrichten in den entsprechenden Ordnern angezeigt. Bei der Verwendung von Gmail POP ist dies jedoch nicht der Fall. In diesem Fall werden die gefilterten Nachrichten zusammen mit allen neuen Nachrichten angezeigt.

Exportieren und Importieren von Filtern

Sie wissen es vielleicht nicht, aber Google erlaubt das Exportieren und Importieren von Filtern. Dies kann ein echter Lebensretter sein, wenn Sie zu einem neuen E-Mail-Client wechseln müssen.

Um Filter zu exportieren, öffnen Sie Ihre Google Mail-Einstellungen, klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen und wählen Sie die Registerkarte Filter und gesperrte Adressen. Wählen Sie die Filter aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf “Exportieren”. Sie erhalten eine .xml-Datei, die Sie in einem Texteditor bearbeiten können. Es ist jedoch einfacher, Filter zu löschen/zu ändern, nachdem sie hochgeladen wurden, so dass Sie sie nicht mehr bearbeiten müssen.

Das Einfügen eines Filters ist ebenfalls sehr einfach. Gehen Sie zum unteren Ende der Seite, wählen Sie “Filter importieren” und dann “Datei auswählen”. Suchen Sie die .xml-Datei des Filters, klicken Sie sie an und wählen Sie “Datei öffnen”. Google Mail führt den Vorgang nicht automatisch aus. [Sie müssen zur Bestätigung auf “Filter erstellen” klicken.

Clever: Die einfachste Art, wichtige E-Mails automatisch zu kategorisieren, ist, sie mit einem Stern zu versehen. Klicken Sie einfach auf den kleinen Stern neben dem Datum und der Uhrzeit, und die E-Mail wird im Abschnitt “Mit Sternchen versehen” angezeigt.

Der Postbote kommt

Wenn alles vorbereitet ist, erfordert die Einrichtung der automatischen Sortierung in Google Mail ein wenig Zeit und Mühe. Die Schnittstelle ist jedoch intuitiv und einfach zu bedienen, und es ist nur ein einziger Durchlauf erforderlich.

Verwenden Sie einen E-Mail-Client für den Zugriff auf Ihr Google Mail-Konto? Welches benutzerdefinierte Etikett möchten Sie erstellen? Erzählen Sie uns in den Kommentaren unten mehr über Ihre Vorlieben.

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