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Automatisches BCC einer E-Mail-Adresse in Outlook
Sich selbst als “Bcc” zu kennzeichnen, ist sehr hilfreich bei der Nachverfolgung von E-Mail-Nachrichten. Wenn Sie möchten, dass die von Ihnen an den Posteingang gesendeten E-Mails verfolgt werden, fügen Sie normalerweise Ihre eigene E-Mail-Adresse hinzu, denn BCC ist die richtige Wahl. Allerdings wird dies beim Versenden wichtiger E-Mails oft übersehen und deshalb vergessen, weiterzumachen. Das kann dann leicht zu Problemen führen.
Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, BCC automatisch bei jedem Senden einer E-Mail auszuführen. Dies ist eine zuverlässige Methode, um sicherzustellen, dass alle E-Mails überprüft werden. Allerdings ist die Aktivierung der automatischen E-Mail nicht so einfach. Dazu müssen Sie Regeln in Outlook erstellen.
Regeln und Warnungen verwalten
Automatisches BCC und CC ist ein wichtiger Punkt in Outlook. Um dies zu erreichen, müssen Sie ein neues AD D-ON für Ihr E-Mail-Konto herunterladen, das auf Ihrem Browser basiert, aber Sie können Regeln mit Microsoft Outlook erstellen. Die Funktion Regeln befindet sich in der Mitte des Bildschirms auf der Registerkarte Home unter der Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten unter dem Symbol Regeln.
Bedingungen
Im Fenster Regelhilfe können Sie auswählen, welche E-Mails als BCC gesendet werden sollen. Wenn Sie zum Beispiel bestimmte Wörter in der Option Betreff auswählen, erstellen Sie eine automatische BCC-Regel für E-Mails, die die genannten Wörter enthalten.
Da Sie derjenige sind, der die E-Mail versendet, können Sie diese intelligente Option nutzen, um die E-Mails automatisch zu sortieren. Sie können das Wort “Follow-up” zu einer Liste bestimmter Wörter hinzufügen und die E-Mails markieren, die für dieses Wort gesendet werden müssen.
Es gibt noch viele andere interessante Kriterien, die für eine E-Mail festgelegt werden können Wenn Sie jede Nachricht, die Sie senden, als BCC in Ihrem Posteingang speichern möchten, klicken Sie einfach auf Weiter, ohne das angegebene Kästchen zu markieren.
Ausnahmen
Die Ausnahme ist im Grunde das Gegenteil des hier verwendeten Begriffs. Wie Sie wahrscheinlich schon erraten haben, beschreiben wir hier eine Situation, in der Sie sich selbst nicht als BCC einschließen möchten. Nach dem gleichen Beispiel wie oben können Sie eine Ausnahme hinzufügen, es sei denn, die Betreffzeile enthält ein bestimmtes Wort. In diesem Beispiel könnten Sie den Befehl “non-follow-up” verwenden, aber da das Wort “tracking” bereits Teil des Begriffs ist, kann dies zu Verwirrung und Fehlern führen.
Am besten verwenden Sie diesen Befehl nur, wenn er an eine Person oder eine öffentliche Gruppe gesendet wird oder wenn es sich um eine Nicht-Kategorie handelt.
Aktionen
Hier “planen” Sie die Aktion, für die diese Regel gilt. Mit anderen Worten: Hier legen Sie fest, was mit der E-Mail geschieht, für die Sie die Bedingung festgelegt haben. Sie müssen sicherstellen, dass die gesendete E-Mail im Posteingang landet, aber leider gibt es hier keine direkte BCC-Befehlsautomatisierung. Das heißt aber nicht, dass BCC nicht nachgeahmt werden kann.
Wählen Sie zunächst Nachricht an Personen oder öffentliche Gruppen in den Aktionen des Regeltreibers. Klicken Sie dann auf Personen oder Öffentliche Gruppen und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Dadurch wird sichergestellt, dass gesendete E-Mails, die die angegebenen Kriterien erfüllen, in Ihrem Posteingang landen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse in den von Ihnen gesendeten E-Mails nicht öffentlich machen möchten, wählen Sie Kopie in den im ersten Schritt angegebenen Ordner verschieben, klicken Sie auf den Link Bestimmte Ordner und wählen Sie Posteingang.
BCC in Ihrem Posteingang
Wenn Sie Ihre eigene E-Mail an Ihre Bedürfnisse anpassen, haben Sie einen großen Vorteil bei Ihrer Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Ihr Posteingang gut sortiert ist, und eine gute Organisation ist für jede Art von Arbeit unerlässlich. Natürlich gibt es mehr Anwendungsfälle für Outlook-Regel-Treiber als für die Einrichtung von automatischen BCC. Es ist jedoch wichtig, dass die Dinge sorgfältig geplant werden, dass sich Ausnahmen und Bedingungen nicht überschneiden und dass die richtigen Arten von E-Mails einbezogen werden.
Eine gut ausgearbeitete automatische BCC-Regel kann bei der Sortierung Ihres Posteingangs eine große Hilfe sein. Wird sie jedoch falsch angewendet, kann sie Ihren Posteingang überfluten und noch mehr Probleme verursachen, als sie ursprünglich lösen sollte.
Verwenden Sie die automatische BCC-Funktion in Outlook? Wie haben Sie sie eingestellt? Welche Ausnahmen und Bedingungen verwenden Sie und welche anderen Regeln haben Sie erstellt?
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